Kira, elektrik, yakıt, kargo, muhasebe ücreti gibi işletme giderlerinizi Masraflar ekranında tutarsınız. Her masrafın tutarını, kategorisini, ödenip ödenmediğini ve hangi kasadan ödendiğini kaydedersiniz. Ödenen masraflar kasa ya da banka bakiyesinden düşer, tedarikçiye bağlı masraflar tedarikçinin hesabına işlenir.
Masraf listesi
Tüm masraflarınız tarih sırasıyla listelenir. Her satırda tarih, başlık (varsa evrak numarasıyla), kategori, tedarikçi, vade, ödeme durumu ve tutar görünür. Kısmen ödenmiş masrafların tutarının altında kalan tutar yazar; tekrarlanan masrafların başlığının yanında periyodik etiketi bulunur.
- 1Yeni Masraf ile tek tek masraf eklersiniz.
- 2Periyodik Seriler: tekrarlanan masrafları yönetirsiniz.
- 3İçe Aktar ile Excel dosyasından toplu masraf aktarırsınız.
- 4Ödeme durumu süzgeci: Hepsi, Ödenecek, Kısmi, Ödendi, Çalışan Ödedi.
- 5Satıra tıklayınca masrafın ayrıntı penceresi açılır.
Arama kutusu başlık, evrak no, tedarikçi ve kategoride arar. Sütunlar ve Dışa Aktar ile tabloyu düzenleyip Excel, CSV ya da PDF indirebilirsiniz. Birden fazla masraf seçtiğinizde üstte Seçilileri Dışa Aktar ve Sil şeridi belirir.
Yeni masraf eklemek
- 1Başlık zorunludur (ör. “Ofis kirası Ekim”).
- 2Tutar KDV dahil girilir.
- 3Listede olmayan kategoriyi buradan hemen ekleyebilirsiniz.
- 4Masrafı bir tedarikçiye bağlamak isteğe bağlıdır.
- 5Ödeme durumu: Ödenecek, Kasadan Ödendi ya da Çalışan Ödedi.
- Yeni Masraf düğmesine basın. Sağdan bir pencere açılır.
- Başlık ve KDV dahil tutarı girin. Gerekirse para birimini, tarihi ve KDV % oranını değiştirin (oran firmanızın varsayılanıyla gelir).
- Kategori seçin. Aradığınız kategori yoksa Yeni kategori ile adını yazıp Ekle'ye basın; yeni kategori hemen seçili gelir.
- Masraf bir firmaya ödenecekse Tedarikçi alanından cariyi seçin. Böylece masraf tedarikçinin hesabına borç olarak işlenir.
- Varsa Evrak No (fatura, fiş numarası) ve Açıklama yazın.
- Ödeme Durumu'nu seçin (aşağıya bakın) ve Kaydet'e basın.
Ödeme durumu
- Ödenecek: Masraf henüz ödenmedi. Vade tarihi, firmanızın ayarlardaki varsayılan vade süresine göre kendiliğinden verilir ve listede görünür.
- Kasadan Ödendi: Masraf kayıt anında ödendi. Hangi kasa ya da banka hesabından ödendiğini seçersiniz; tutar o hesabın bakiyesinden düşer. Hesabın para birimi masrafınkinden farklıysa Kasaya çıkan tutar ayrıca istenir.
- Çalışan Ödedi: Masrafı bir çalışanınız kendi cebinden ödedi. Kasadan para çıkmaz; tutar o çalışanın alacağına yazılır ve daha sonra çalışana ödenir (bkz. Çalışanlar). Tedarikçi seçtiyseniz tedarikçinin borcu da kapanır.
Periyodik (tekrarlanan) masraflar
Her ay aynı tutarda ödediğiniz kira, internet, muhasebe ücreti gibi masrafları her seferinde yeniden girmeniz gerekmez.
- 1Sıklık (günlük, haftalık, aylık, yıllık), aralık ve isteğe bağlı bitiş tarihi.
- 2Kasadan Ödendi seçilince ödendiği kasa/banka sorulur.
- Yeni masraf formunda Periyodik masraf (tekrarlansın) kutusunu işaretleyin.
- Sıklık'ı ve her kaç gün/hafta/ay/yılda bir tekrarlanacağını seçin. Belirli bir tarihte bitecekse Bitiş tarihi girin; boş bırakırsanız süresiz devam eder.
- Periyodik masrafta kategori seçmek zorunludur.
- Kaydet'e basın. Bu kayıt serinin ilk masrafı olur. Masraf tarihi geçmişteyse bugüne kadarki tekrarlar da hemen oluşturulur.
Sonraki tekrarlar, zamanı geldiğinde Masraflar ekranı her açıldığında kendiliğinden eklenir; aynı gün için ikinci kayıt oluşmaz. Üretilen masraflar normal masraf gibi listede durur ve ayrı ayrı ödenir.
Periyodik Seriler düğmesiyle açılan pencerede her seri için:
- Düzenle: Başlık, tutar, KDV, sıklık, aralık, bitiş tarihi ve vade gününü değiştirirsiniz. Değişiklik yalnız bundan sonra üretilecek masrafları etkiler.
- Durdur / Devam Ettir: Seriyi geçici olarak durdurur. Devam ettirdiğinizde durduğu süre için geriye dönük masraf üretilmez.
- Kaldır: Seriyi sonlandırır. Daha önce üretilen masraflar listede kalır.
Periyodik bir masrafın ayrıntı penceresindeki Seriyi Yönet bağlantısı da aynı pencereyi açar.
Masraf ayrıntı penceresi
- 1Tutar, ödenen ve kalan.
- 2Sekmeler: Bilgiler ve Ödemeler.
Bilgiler sekmesinde masrafın başlığı, tutarı, para birimi, tarihi, kategorisi, evrak numarası, KDV oranı ve açıklaması bulunur. Ayrı bir düzenleme ekranı yoktur: değiştirmek istediğiniz alana tıklayıp yazmanız yeterlidir.
Masrafı ödemek
“Ödenecek” ya da “Kısmi” durumdaki masrafı sonradan ödemek için masrafı açıp Ödemeler sekmesine geçin.
- 1Ödeyen: Kasa / Banka ya da Çalışan (Cebinden).
- 2Ödenen tutar; kalandan az girilirse kısmi ödeme olur.
- 3Paranın çıktığı kasa ya da banka hesabı.
- Masrafı açın ve Ödemeler sekmesine geçin.
- Ödeyeni seçin: Kasa / Banka ya da masrafı bir çalışan ödediyse Çalışan (Cebinden).
- Tutar, Kasa / Banka (ya da çalışan) ve Tarih girin. Tamamını ödemiyorsanız tutarı küçük yazın; masraf Kısmi olur ve kalanı daha sonra ödenir.
- Ödemeyi Kaydet'e basın. Tamamı ödendiğinde masraf Ödendi durumuna geçer.
Açık masrafları kasa ya da banka penceresinden topluca görüp ödemek de mümkündür (bkz. Kasadan masraf ödemek).
- 1Her ödeme satırı: tarih, kasa ya da ödeyen, tutar. Çöp kutusu yalnız o satırı geri alır.
- 2Tüm Ödemeyi İptal Et: bütün ödemeleri geri alır, masraf yeniden “Ödenecek” olur.
- Bir ödeme satırını sildiğinizde o ödemenin kasa hareketi (ya da çalışan alacağı) geri alınır; masrafın durumu kalan ödemelere göre güncellenir.
- Tedarikçiye Cari Hesaplar ekranından ödeme yaptığınızda, o tedarikçinin açık masrafları en eskiden başlayarak kendiliğinden kapanır. Böyle kapanan masrafın ödemesini geri almak için carinin ekstresinden o ödemeyi silin.
Masraf silmek
Masrafın ayrıntı penceresindeki çöp kutusu simgesiyle masrafı silersiniz. Ödemesi olan masraf silinemez; önce ödemeyi iptal edin. Listede birden fazla masraf seçip Sil dediğinizde ödemesi olanlar atlanır, yalnız ödenmemiş olanlar silinir. Silme geri alınamaz.
Sık sorulanlar
Masraf tutarını KDV hariç mi giriyorum?+
Hayır, tutar KDV dahil girilir; yani fişte ya da faturada yazan toplam. KDV oranını ayrıca seçersiniz.
Çalışanım bir masrafı kendi parasıyla ödedi, nasıl girerim?+
Ödeme durumunda Çalışan Ödedi'yi seçip çalışanı işaretleyin. Kasadan para çıkmaz; tutar çalışanın hesabına alacak olarak yazılır. Parayı çalışana verdiğinizde Çalışanlar ekranından ödeme girersiniz.
Masrafa fiş fotoğrafı ekleyebilir miyim?+
Masraf ekranında dosya ekleme alanı yoktur. Fiş ya da fatura numarasını Evrak No alanına yazarak masrafı belgesiyle eşleştirebilirsiniz.
Periyodik masraf neden bugün eklenmedi?+
Tekrarlar Masraflar ekranı açıldığında oluşturulur. Ekranı açtığınızda vadesi gelmiş tüm tekrarlar eklenir. Seri durdurulmuşsa ya da bitiş tarihi geçmişse yeni masraf üretilmez.
