Kazalı araç kasko ya da karşı tarafın trafik sigortasından onarılıyorsa, servisin sigorta şirketiyle yürüttüğü takip sigorta dosyasında tutulur: dosya no, eksper, onay tutarı, fatura ve sigortadan gelen ödeme. Sigorta şirketi ön muhasebede bir cari hesaptır; dosyaya girilen fatura ve ödemeler bu carinin hesabına kendiliğinden işlenir. Müşterilerinizin servis işlerini ise cari ekranından tek faturada toplayarak faturalandırırsınız.
Dosya nasıl açılır?
Sigorta dosyası, araç kabulde iş türü Sigorta ya da Kasko seçildiğinde kendiliğinden açılır: Sigorta işinde trafik (karşı tarafın sigortası), Kasko işinde kasko dosyası. Kabul formundaki sigorta bölümü tamamen isteğe bağlıdır; bilmediğiniz alanları boş bırakın, dosya yine açılır ve sonra tamamlanır.
İş emri ayrıntısının Genel sekmesinde dosyanın özeti görünür; buradan dosyayı açıp düzenlersiniz. Dosyası olmayan sigorta/kasko işinde aynı yerde Dosya Aç düğmesi çıkar.
- 1Aç / Düzenle dosya penceresini açar.
Sigorta dosyaları listesi
- 1Özet (her zaman açık dosyalar): açık dosya sayısı, 30 günü geçen dosyalar, açıklarda onaylı tutar ve sigorta şirketine göre dağılım.
- 2Açık, Kapanan (kapandı ve iptal) ve Tümü.
- 3Satıra tıklayınca dosya açılır.
Tabloda dosya no, tür (Kasko / Trafik), sigorta şirketi, plaka, araç, ruhsat sahibi, eksper, fatura bedeli, gelen ödeme, durum ve Gün görünür. Gün, hasar tarihinden (girilmemişse dosyanın açılışından) bu yana geçen gün sayısıdır. Hasar tarihi, dosya açılış tarihi, fatura tarihi ve avukat sütunlarını Sütunlar menüsünden açabilirsiniz. Arama kutusu dosya no, plaka, sigorta şirketi, ruhsat sahibi ve eksperde arar.
Dosya bilgileri
- 1Sigorta şirketi: cari hesaplarınızdan seçilir.
- 2Dosya türü: Kasko ya da Trafik.
- 3Eksper; yanında dosya no, hasar tarihi/saati, açılış tarihi, eksper telefonu ve avukat.
- 4Eksperin onayladığı tutar. Kaskoda muafiyet, trafikte karşı taraf kusur oranı da girilir.
- Sigorta şirketi listesinde önce dosyalarda kullandığınız şirketler, sonra adında “sigorta” geçen carileriniz, en sonda yaygın sigorta şirketlerinin adları gelir. Carisi olmayan bir şirketi seçerseniz o adla yeni bir cari açılır (aynı adlı cari varsa o kullanılır).
- Ruhsat sahibi ve TC/VKN, araç sahibi müşteriden farklı olduğunda doldurulur.
- Muafiyet kasko dosyasında müşterinin payıdır; Karşı taraf kusuru % trafik dosyasında görünür.
Fatura, tahsilat ve sigorta şirketinin carisi
- 1Fatura bedeli, faturasız bedel ve sigortadan gelen ödeme; altta kalan.
- 2Dosya durumu.
- Fatura tarihi / bedeli ve Faturasız tarih / bedel sigorta şirketinin carisine alacak olarak işlenir.
- Gelen tarihi / Gelen sigortadan gelen ödemedir; seçilen kasa/bankaya tahsilat olarak işlenir.
- Kalan = fatura + faturasız − gelen. Sigorta şirketinin cari bakiyesi de aynı mantıkla oluşur.
- Tutarı değiştirip kaydettiğinizde carideki satır da güncellenir. Sigorta şirketi seçilmemiş dosya kaydedilir ama cariye işlenmez; ekranda “Kaydedildi — cariye işlenmedi” uyarısı çıkar.
- Yansıtma ve Vekalet için Var / Yok işaretlenir; Not alanına eksik evrak, eksperle görüşme gibi bilgileri yazarsınız.
Dosya durumları: Açık, Ekspertizde, Onaylandı, Faturalandı, Kapandı ve İptal. Durumu siz seçersiniz; ilk dördü “açık” sayılır ve özette görünür.
- 1Sigorta Alacağı satırı: dosya no, iş emri, bedel ve tarih açıklamada.
Sigorta şirketinin cari ekstresinde dosyadan gelen satırlar Sigorta Alacağı adıyla görünür; açıklamada dosya no, iş emri ve satırın hangi bedelden geldiği yazar. Dosyanın bağlı olduğu iş emri pasife alınırsa bu satırlar da kalkar.
Müşterinin cari hesabında servis işleri
Her iş emrinin tutarı (işçilik + ücretli parçalar − indirim, KDV hariç) müşterinin cari ekstresine tek bir Servis Alacağı satırı olarak işlenir. Tutar iş emrinde değiştikçe satır güncellenir; iş emrine girilen her tahsilat da ayrı satır olarak ekstrede görünür (bkz. Ücret ve tahsilat).
- 1Servis Alacağı: iş emri no, plaka ve işçilik/parça kırılımı açıklamada.
Servis işlerini faturalandırmak
Müşterinizi ay boyunca iş emirleriyle borçlandırıp dönem sonunda tek fatura kesebilirsiniz.
- 1Servis İşlerini Faturalandır.
- Cari Hesaplar'da müşteriyi açın ve İşlem › Servis İşlerini Faturalandır'ı seçin. Bu seçenek Araç Servis modülü açık firmada, fatura kesme yetkisi olan kişiye ve yalnız tedarikçi olmayan carilerde görünür.
- Pencerede müşterinin henüz faturalanmamış, tutarı olan iş emirleri listelenir. Faturaya girecekleri işaretleyin.
- Fatura tarihi, KDV oranı ve faturadaki satırları seçin: Her iş emri ayrı satır ya da Tek satır (toplam).
- Müşteriye söylediğiniz fiyatlar KDV dahilse Tutarlar KDV dahil'i işaretleyin; KDV tutarın içinden ayrılır. İşaretsizse KDV üstüne eklenir. Pencerenin altında net ve KDV dahil toplam görünür.
- İsterseniz fatura açıklaması yazıp Faturayı Oluştur'a basın. Satış faturası oluşur ve ayrıntısı açılır; e-Belge kullanıyorsanız oradan resmileştirirsiniz (bkz. Faturalar ve e-Belge).
- 1Faturalanmamış iş emirleri; tutarlar KDV hariç.
- 2Faturadaki satır biçimi.
- 3Tutarlar KDV dahil seçeneği.
- 4Faturayı Oluştur.
- Faturalanmış iş emrinin Ücret & Tahsilat sekmesinde fatura numarası görünür. Burada tutarı değiştirmek faturayı değiştirmez.
- Cariye hiç borç yazılmamış eski iş emirleri (ör. önceki programdan devir) listede “Cariye işlenmemiş” etiketiyle durur ve seçili gelmez; daha önce faturalandıysa seçmeyin.
- İptal edilmiş ya da tutarı olmayan iş emirleri listede çıkmaz.
Sık sorulanlar
Sigorta şirketi carisini ayrıca açmam gerekir mi?+
Gerekmez. Dosyada listeden şirket adını seçtiğinizde carisi yoksa o adla açılır.
Sigortadan gelen ödemeyi nereye girerim?+
Dosyanın Fatura & tahsilat bölümündeki Gelen tarihi, Gelen ve Kasa / banka alanlarına. Kaydedince sigorta şirketinin carisine tahsilat olarak işlenir.
Aylık toplu fatura kesip sonra bir iş emrini çıkarmak istersem?+
Faturayı silin ya da iptal edin; iş emirlerinin servis alacakları geri gelir. Sonra yeniden Servis İşlerini Faturalandır ile istediğiniz iş emirlerini seçin.
30 günü geçen dosya ne demek?+
Hasar tarihinin (girilmemişse dosyanın açılışının) üzerinden 30 gün ya da daha fazla geçmiş açık dosyalardır; takibi geciken dosyaları bulmanız içindir.
